OTOMATISASI PERKANTORAN

OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi perkantoran adalah sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

A.    KATEGORI PEMAKAI OTOMATISASI PERKANTORAN

1.    Manajer, yaitu orang yang bertanggung jawab mengelola Sumber Daya Manusia (SDM).

2.    Profesional, yaitu orang yang menyumbangkan keahlian khusus.

3.    Sekretaris, yaitu orang yang menjalankan tugas dari pimpinanya (individu).

4.    Pegawai Administratif, yaitu melakukan tugas untuk tugas sekretaris seperti mengoperasikan mesin foto copy.

B.    KONSEP-KONSEP OTOMATISASI PERKANTORAN

1.    Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

2.    Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu (IOAS – Integrated Office Automation System).

3.    Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

4.  Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

C.   MANFAAT OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi, mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

D.   TELEKOMUNIKASI

Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian infomasi, dari suatu tempat ke tempat lain.

Komponen Dasar Komunikasi :

Untuk bisa melakukan telekomunikasi, ada beberapa komponen untuk mendukungnya yaitu :

1.    Informasi : merupakan data yang dikirim/diterima seperti suara, gambar, file, tulisan

2.    Pengirim : mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim

3.    Media transmisi : alat yang berfungsi mengirimkan dari pengirim kepada penerima. Karena dalam jarak jauh, maka sinyal pengirim diubah lagi (di modulasi) dengan gelombang radio, kemudian diubah menjadi gelombang

4.    elektromagnetik dan dipancarkan dengan alat bernama Antena, agar dapat terkirim jarak jauh.

5.    Penerima : menerima sinyal elektromagnetik kemudian digubah menjadi sinyal listrik, sinyal diubah kedalam informasi asli sesuai dari pengirim, selanjutnya diproses hingga bisa dipahami oleh manusia sesuai dengan yang dikirimkan.

E.    PERSONAL COMPUTER (PC) / KOMPUTER PRIBADI

Sumber : http://socmedtech.com

Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja (pribadi). Fungsi utama PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan data output (berupa data/iformasi) sesuai keinginan user (pengguna).

Sistem komputer terdiri dari 3 komponen :

1.    Hardware (Perangkat Keras),  merupakan sekumpulan komponen komputer yang secara fisik dapat dilihat. Hardware dibagi menjadi lima bagian, antara lain :

a.    Input Device (Peralatan Masukan), seperti keyboard dan mouse.

b.    Processing Device (Peralatan Pemrosesan), seperti processor, motherboard,  ram, dll.

c.    Output Device (Peralatan Keluaran), seperti monitor, speaker, dan printer.

d.    Storage Device (Peralatan Penyimpanan), seperti harddisk, flashdisk dsb.

e.    Peripheral Device (Peralatan Tambahan), seperti Webcam, modem, dll.

2.    Software (Perangkat Lunak) adalah program yang berisi instruksi atau perintah sebagai perantara yang menghubungkan hardware dan brainware. Software dikategorikan menjadi dua kelompok, yaitu :

a.    Operating System (OS), contohnya adalah Windows, Linux, DOS, Android, dll.

b.    Application System, contohnya adalah Microsoft Office, Open Office, Adobe Photoshop, Corel Draw, dsb.

3.    Brainware adalah perangkat (dalam hal ini manusia) yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang berada di dalam komputer.

F.    E-MAIL & TELECONFERENCE

1.    E-mail

Sumber : http://pengetahuanwawasanzblogspot.com

E-mail (electronic mail) adalah surat dalam bentuk elektronik. E-mail merupakan salah satu fasilitas atau aplikasi internet yang paling banyak digunakan dalam hal surat-menyurat. Hal ini dikarenakan e-mail merupakan alat komunikasi yang murah, cepat, dan efisien.

Manfaat menggunakan E-mail :

1.    Media komunikasi

E-mail atau surat elektronik adalah media komunikasi yang biasa dilakukan secara personal atau umum (komunitas).

2.    Media pengiriman

Dengan e-mail bisa melakukan pengiriman data ke seluruh dunia dan tentunya pengirim dan yang dikirimi data sama-sama menggunakan alamat e-mail, bukan alamat rumah.

3.    Efektif, efisien, dan murah

Melakukan pengiriman data melalui e-mail sangat efektif, efisien, dan murah. Maksudnya, tidak perlu keluar rumah dan pergi ke kantor pos hanya untuk mengirim foto atau lamaran pekerjaan. Cukup melalui koneksi internet dan alamat e-mail, pengiriman akan cepat sampai ke alamat tujuan dan tidak perlu biaya mahal.

4.    Media promosi

Bisa digunakan untuk mempromosikan produk usaha sendiri ke para pelanggan dengan memanfaatkan e-mail.

5.    Media informasi

Melalui e-mail, bisa mendapatkan informasi-informasi terbaru dari seluruh dunia yang diinginkan dengan cara menjadi pelanggan informasi dari media yang ditentukan.

6.    Membuat blog atau website

Dengan e-mail bisa mendapatkan blog atau website.

7.    Sosial media

Dengan e-mail, bisa menjalin hubungan dengan teman atau orang lain. Baik menggunakan e-mail itu sendiri atau melalui jejaring sosial seperti facebook, twitter, atau google.

2.    Teleconference

Sumber : http://evolvecollaboration.com

Teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa.

G.   MACAM-MACAM APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN

1.    Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

2.    Electronic Mail (e-mail) / Surat Elektronik (Surel)

E-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

3.    Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya.

4.    Electronic Calendaring

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan menjadi pengingat (alarm) acara yang telah ditetapkan oleh manajer.

5.    Audio Conferencing

Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

6.    Video Conferencing

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu :

a.    Video satu arah dan audio satu arah.

b.    Video satu arah dan audio dua arah.

c.    Video dan audio dua arah.

7.    Computer Conferencing

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.

8.    Facsimile Transmission

Facsimile transmission biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.

9.    Videotext

Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi.

10.  Image Storage and Retrieval

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche.

11.  Desktop Publishing

Desktop publishing atau DTP adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

REFERENSI

Ardianysah, Deva. 2013. Pengertian dan Fungsi Personal Computer (PC) Beserta Perkembangannya. pakdevakeren.blogspot.in/2013/08/pengertian-dan-fungsi-personal-computer.html?m=1. Diakses 21 Maret 2015 (21.00)

Gudangropy. 2011. Otomatisasi Perkantoran. gudangropy.blogspot.in/2011/06/otomatisasi-perkantoran.html?m=1. Diakses 21 Maret 2015 (21.00)

Putra, Candra Adi. 2013. Wearable Computer. www.candra.web.id/2013/02/28/wearable-computer/. Diakses 21 Maret (21.30)

Rahman, Saiful. 2013. Otomatisasi Kantor. http://saifulrahman.lecture.ub.ac.id/files/2013/04/Otomatisasi-Kantor.pdf. Diakses 20 Maret 2015 (09.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Komputer jinjing.  id.wikipedia.org/wiki/Komputer_jinjing. Diakses 21 Maret (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2013. Komputer meja.  id.wikipedia.org/wiki/Komputer_desktop. Diakses 21 Maret (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Komputer pribadi.   id.wikipedia.org/wiki/Komputer_pribadi. Diakses 21 Maret (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2013. Pembantu digital pribadi. id.wikipedia.org/wiki/Pembantu_digital_pribadi. Diakses 21 Maret (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Tekelomunikasi. id.wikipedia.org/wiki/Telekomunikasi. Diakses 21 Maret (21.00)

Kumpulan Pengetahuan dan Wawasan. 2014. Pengertian dan Manfaat Kegunaan E-mail. http://pengetahuanwawasanz.blogspot.com/2014/03/pengertian-dan-manfaat-kegunaan-e-mail.html. Diakses 04 April 2015 (11.00)

Pengertian Teleconference. 2012. Pengertian Teleconference. http://komputer.iklankecil.com/pengertian-teleconference.html. Diakses 04 April 2015 (11.00)

MESIN-MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

A.   MESIN-MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

Seiring mengikuti perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, komunikasi dalam kantor banyak menggunakan peralatan atau mesin komunikasi. Peralatan atau mesin-mesin komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang disebut dengan pesawat kantor. Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan internal maupun dengan lingkungan eksternal perusahaan.

B.   JENIS-JENIS ALAT KOMUNIKASI KANTOR

1.    Intercom

Sumber : http://brooklyn.intercome.com

Intercom (Intercommunication) atau lebih dikenal dengan sebutan aiphone adalah sebuah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi itu sendiri dari satu ruangan ke ruangan lain.

Fungsi Intercome antara lain :

a.    Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak kepihak liannya.

b.    Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor.

c.    Menghindari mondar-mandirnya para pegawai.

d.    Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

Kelebihan Intercome :

a.    Dapat mempermudah dan mempercepat komunikasi antar karyawan.

b.    Dapat digunakan untuk komunikasi dua arah.

c.    Tidak terjadi modulasi frekuensi.

Kekurangan Intercome :

a.    Jangkauan intercom terbatas atau sedang.

b.    Jangkauan intercom relatif pendek.

2.    Telepon

Sumber : http://infotasik.com

Telepon (bahasa Inggris: telephone) yang berasal dari kata “tele” yaitu jauh  dan ”phone” yaitu suara berhubungan. Jadi telepon yaitu penyampaian informasi yang berupa suara dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. Pesawat telepon adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan suara atau pembicara. 

Macam-macam pesawat telepon antara lain :

a.    Pesawat tunggal, yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah.

b.    PMBX (Private Manual Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator (tidak langsung).

c.    PABX (Private Automatic Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung / tanpa melalui operator.

Kelebihan Telepon :

a.    Pesan/informasi cepat tersampaikan.

b.    Penelepon dapat dikenali atau bisa dipastikan melalui suara penelepon.

c.    Nomor penelepon dapat di rahasiakan.

Kekurangan Telepon :

a.    Tidak dapat ditinjau atau didengar kembali atau sulit di buktikan kebenarannya.

b.    Biaya mahal.

c.    Sulit dilakukan diwaktu atau di tempat tertentu seperti saat rapat.

3.    Telepon Genggam (Handphone/HP)

Sumber : http://izattikha.blogspot.com

Telepon genggam adalah telepon genggam yang tanpa kabel dan lebih praktis namun bisa dibawa kemana-mana.

Kelebihan Telepon Genggam :

1.    Mobilitas dan efisiensi handphone lebih besar dari telepon.

2.    Dapat dibawa kemana-kemana.

Kekurangan Telepon Genggam :

1.    Mudah memunculkan praktik bisnis ilegal dan penipuan.

2.    Rawan tindak kejahatan.

3.    Daya baterai yang relatif pendek.

4.    Switch board

Sumber : http://mekanikaelektrikalplumbing.blogspot.com

Switch board adalah alat komunikasi yang berfungsi untuk menyampaikan pesan (informasi) dari satu tempat ke tempat lain.

5.    Telephone Answering Machine (Mesin Penjawab Telepon)

Sumber : http://www.indonetwork.co.id

Mesin pemjawab telepon adalah suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk.

Kelebihan :

1.    Dapat bekerja secara otomatis tanpa operator.

2.    Menghemat biaya yang seharusnya untuk menggaji tenaga kerja.

Kekurangan :

Belum mampu menampung segala kebutuhan penelepon yang mungkin tidak diprogram dalam mode menjawab.

6.    Teleks

Sumber : http://liberteryen.org

Teleks adalah jaringan teleprinter yang mirip dengan jaringan telepon yang berfungsi untuk mengirim pesan yang berbasis teks.

7.    Facsimile (Faksimili)

Sumber : http://kelimecik.com

Faksimili adalah mesin atau alat yang digunakan untuk mengirim dan menerima dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar.

Kelebihan :

1.    Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas.

2.    Waktu yang lebih cepat.

3.    Data yang akurat.

4.    Hemat tenaga dan biaya.

5.    Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya.

Kekurangan :

Kualitas faksimili berada di bawah surat elektronik atau email sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang tersebar luas dan digunakan oleh banyak orang.

8.    Proyektor OHP Overhead Projector (OHP)

Sumber : http://asrirachman.web.id

OHP adalah media komunikasi visual yang digunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparancy film yang ditampakkan di layar.

Kelebihan :

1.    Materi yang disampaikan lebih konkrit.

2.    Dapat digunakan pada cahaya yang terang karna menghasilkan cahaya yang kuat.

3.    Lebih efektif karena dapat menyampaikan informasi lebih banyak dalam waktu yang singkat.

4.    Dapat dilakukan berulang-ulang dan dapat disimpan ataupun diambil bila diperlukan.

Kekurangan :

1.    Efektivitas penyajian pada OHP ini tergantung pada penyaji.

2.    Tidak dipersiapkan untuk belajar mandiri.

3.    Memerlukan perencanaan yang matang dalam pembuatan penyajannya.

9.    Proyektor LCD

Sumber : http://sewaprojectorsurabaya.wordpress.com

Proyektor berfungsi untuk memperbesar tampilan ambar, foto ataupun dari komputer ke layar atau bidang datar lainnya.

Kelebihan :

1.    Tipe yang paling kuat diantara proyektor lain.

2.    Menghasilkan warna yang baik.

3.    Intensitas cahaya tinggi.

Kekurangan :

1.    Efek gambar yang terlihat kotak-kotak atau pixel tidak rapat.

2.    Warna mejadi kekuningan setelah 1000 jam pemakaian.

3.    Lebih mudah panas.

10.  Mikrofon

Sumber : http://www.pesonaview.com

Mikrofon adalah alat yang berguna untuk membuat suara yang berintensitas rendah menjadi lebih keras.

REFERENSI

Bisosial. 2012. Makalah Perkembangan Teknologi. http://www.bisosial.com/2012/05/makalah-perkembangan-teknologi.html. Diakses 21 Maret 2015 (20.30)

Fauziah, Syifa. 2014. Peralatan Mesin Komunikasi Kantor. http://ziahhh.blogspot.com/2014/01/peralatanmesin-komunikasi-kantor.html. Diakses 21 Maret 2015 (20.00)

Azis, Zakaria. 2011. Kelebihan Kekurangan Telepon dengan SMS. http://zak-azis.blogspot.com/2011/10/kelebihan-kekurangan-telp-dengan-sms.html?m=1. Diakses 21 Maret 2015 (20.00)