MESIN-MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

A.   MESIN-MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

Seiring mengikuti perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, komunikasi dalam kantor banyak menggunakan peralatan atau mesin komunikasi. Peralatan atau mesin-mesin komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang disebut dengan pesawat kantor. Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan internal maupun dengan lingkungan eksternal perusahaan.

B.   JENIS-JENIS ALAT KOMUNIKASI KANTOR

1.    Intercom

Sumber : http://brooklyn.intercome.com

Intercom (Intercommunication) atau lebih dikenal dengan sebutan aiphone adalah sebuah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi itu sendiri dari satu ruangan ke ruangan lain.

Fungsi Intercome antara lain :

a.    Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak kepihak liannya.

b.    Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor.

c.    Menghindari mondar-mandirnya para pegawai.

d.    Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

Kelebihan Intercome :

a.    Dapat mempermudah dan mempercepat komunikasi antar karyawan.

b.    Dapat digunakan untuk komunikasi dua arah.

c.    Tidak terjadi modulasi frekuensi.

Kekurangan Intercome :

a.    Jangkauan intercom terbatas atau sedang.

b.    Jangkauan intercom relatif pendek.

2.    Telepon

Sumber : http://infotasik.com

Telepon (bahasa Inggris: telephone) yang berasal dari kata “tele” yaitu jauh  dan ”phone” yaitu suara berhubungan. Jadi telepon yaitu penyampaian informasi yang berupa suara dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. Pesawat telepon adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan suara atau pembicara. 

Macam-macam pesawat telepon antara lain :

a.    Pesawat tunggal, yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah.

b.    PMBX (Private Manual Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator (tidak langsung).

c.    PABX (Private Automatic Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung / tanpa melalui operator.

Kelebihan Telepon :

a.    Pesan/informasi cepat tersampaikan.

b.    Penelepon dapat dikenali atau bisa dipastikan melalui suara penelepon.

c.    Nomor penelepon dapat di rahasiakan.

Kekurangan Telepon :

a.    Tidak dapat ditinjau atau didengar kembali atau sulit di buktikan kebenarannya.

b.    Biaya mahal.

c.    Sulit dilakukan diwaktu atau di tempat tertentu seperti saat rapat.

3.    Telepon Genggam (Handphone/HP)

Sumber : http://izattikha.blogspot.com

Telepon genggam adalah telepon genggam yang tanpa kabel dan lebih praktis namun bisa dibawa kemana-mana.

Kelebihan Telepon Genggam :

1.    Mobilitas dan efisiensi handphone lebih besar dari telepon.

2.    Dapat dibawa kemana-kemana.

Kekurangan Telepon Genggam :

1.    Mudah memunculkan praktik bisnis ilegal dan penipuan.

2.    Rawan tindak kejahatan.

3.    Daya baterai yang relatif pendek.

4.    Switch board

Sumber : http://mekanikaelektrikalplumbing.blogspot.com

Switch board adalah alat komunikasi yang berfungsi untuk menyampaikan pesan (informasi) dari satu tempat ke tempat lain.

5.    Telephone Answering Machine (Mesin Penjawab Telepon)

Sumber : http://www.indonetwork.co.id

Mesin pemjawab telepon adalah suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk.

Kelebihan :

1.    Dapat bekerja secara otomatis tanpa operator.

2.    Menghemat biaya yang seharusnya untuk menggaji tenaga kerja.

Kekurangan :

Belum mampu menampung segala kebutuhan penelepon yang mungkin tidak diprogram dalam mode menjawab.

6.    Teleks

Sumber : http://liberteryen.org

Teleks adalah jaringan teleprinter yang mirip dengan jaringan telepon yang berfungsi untuk mengirim pesan yang berbasis teks.

7.    Facsimile (Faksimili)

Sumber : http://kelimecik.com

Faksimili adalah mesin atau alat yang digunakan untuk mengirim dan menerima dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar.

Kelebihan :

1.    Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas.

2.    Waktu yang lebih cepat.

3.    Data yang akurat.

4.    Hemat tenaga dan biaya.

5.    Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya.

Kekurangan :

Kualitas faksimili berada di bawah surat elektronik atau email sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang tersebar luas dan digunakan oleh banyak orang.

8.    Proyektor OHP Overhead Projector (OHP)

Sumber : http://asrirachman.web.id

OHP adalah media komunikasi visual yang digunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparancy film yang ditampakkan di layar.

Kelebihan :

1.    Materi yang disampaikan lebih konkrit.

2.    Dapat digunakan pada cahaya yang terang karna menghasilkan cahaya yang kuat.

3.    Lebih efektif karena dapat menyampaikan informasi lebih banyak dalam waktu yang singkat.

4.    Dapat dilakukan berulang-ulang dan dapat disimpan ataupun diambil bila diperlukan.

Kekurangan :

1.    Efektivitas penyajian pada OHP ini tergantung pada penyaji.

2.    Tidak dipersiapkan untuk belajar mandiri.

3.    Memerlukan perencanaan yang matang dalam pembuatan penyajannya.

9.    Proyektor LCD

Sumber : http://sewaprojectorsurabaya.wordpress.com

Proyektor berfungsi untuk memperbesar tampilan ambar, foto ataupun dari komputer ke layar atau bidang datar lainnya.

Kelebihan :

1.    Tipe yang paling kuat diantara proyektor lain.

2.    Menghasilkan warna yang baik.

3.    Intensitas cahaya tinggi.

Kekurangan :

1.    Efek gambar yang terlihat kotak-kotak atau pixel tidak rapat.

2.    Warna mejadi kekuningan setelah 1000 jam pemakaian.

3.    Lebih mudah panas.

10.  Mikrofon

Sumber : http://www.pesonaview.com

Mikrofon adalah alat yang berguna untuk membuat suara yang berintensitas rendah menjadi lebih keras.

REFERENSI

Bisosial. 2012. Makalah Perkembangan Teknologi. http://www.bisosial.com/2012/05/makalah-perkembangan-teknologi.html. Diakses 21 Maret 2015 (20.30)

Fauziah, Syifa. 2014. Peralatan Mesin Komunikasi Kantor. http://ziahhh.blogspot.com/2014/01/peralatanmesin-komunikasi-kantor.html. Diakses 21 Maret 2015 (20.00)

Azis, Zakaria. 2011. Kelebihan Kekurangan Telepon dengan SMS. http://zak-azis.blogspot.com/2011/10/kelebihan-kekurangan-telp-dengan-sms.html?m=1. Diakses 21 Maret 2015 (20.00)